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【Mac教學】Mac行事曆也能設定會議前排程自動開啟簡報或文件檔

每次要準備開會時,只要一忙起來都會讓人緊張忘東忘西,像是忘記簡報檔案放在哪個資料夾下,或是忘記下載會議用的文件檔案,這些事情非開會前想碰見的問題,但有沒有更方便能夠提早準備的做法呢?也許會有用戶藉由設計鬧鐘提醒,那這種功能完全不實用,甚至容易忘記,其實可以透過Mac內建的行事曆來替我們自動設定排程,當會議前幾分鐘後就會自動開啟要開會或討論所需檔案文件,就能減少會議造成的人為問題。

【Mac教學】Mac行事曆也能設定會議前排程自動開啟簡報或文件檔

 

要使用這技巧,必須是在要開會或討論的蘋果電腦或Macbook上操作,畢竟Mac內建的行事曆會直接開啟電腦內檔案,且可不要將會議文件檔案亂丟,如果一個不小心刪除了,那可就會造成無法自動開啟情況發生。

 

Mac 內建行事曆自動設定排程開啟會議檔案

步驟 1

開啟內建行事曆,先建立一個會議行程,點選「加入提示、重複或路徑時間」文字。

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步驟 2

此時會看見顯示提示功能,點擊右側「+」按鈕。

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步驟 3

點選「含提示聲的訊息」選單。

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步驟 4

改為「打開檔案」。

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步驟 5

接下來將第二個選單按鈕改為「其他•••」,並且選擇要自動開啟的簡報、PDF或會議文件檔。

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步驟 6

還另外可設定「自動開啟的時間點」,預設為行程的發生時間或是要再提早些,都可以自訂。

 

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步驟 7

還可設定最後點選「」即可設定完成。

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步驟 8

就會看見提示會呈現打開檔案,當時間一到達後,就會自動開啟指定的檔案,是不是感覺相當方便呢?

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Mac行事曆無法自動開啟檔案怎麼辦?

如果設定時間已經到達,卻沒有任何反應動作,那建議檢查底下幾項設定。

檢查 1

確認檔案是否還存在原本位置上。

 

檢查 2

到「行事曆」>「偏好設定•••」內,切成「提示」畫面,確認底下兩個選項是否有勾選。

  • 在「通知中心」中顯示共享行事曆訊息
  • 在「通知中心」中顯示邀請訊息

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檢查 3

到「系統偏好設定」>「通知」,左側選擇「行事曆」,確認提示樣式是否有設定為提示,下方功能是否都有勾選起來。

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檢查 4

到「系統偏好設定」>「通知」,左側選擇「勿擾模式」,確認是否提早設定了勿擾模式。

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